Presentaciones Profesionales
Cuaderno de
Trabajo
Primera Edición
Seleccionar texto utilizando el mouse
Seleccionar texto utilizando el
teclado
Activar el Portapapeles de
Office
Controlar el aspecto del
Portapapeles de Office
Desactivar el Portapapeles de
Office
Copiar varios elementos al
Portapapeles de Office
Eliminar elementos del
Portapapeles de Office
Buscar y reemplazar texto u
otros elementos
Buscar y resaltar texto en la
pantalla
Buscar y reemplazar un formato
determinado
Cambiar o establecer los
márgenes de página
Opciones de márgenes de página
Cambiar o establecer los
márgenes de página
Establecer márgenes de páginas
opuestas
Establecer márgenes de
encuadernación de documentos encuadernados
Mostrar u ocultar las reglas
horizontal y vertical
Aplicar formato al documento
mediante la mini barra de herramientas
Insertar un salto de página
manual
Impedir que se inserten saltos
de página en medio de los párrafos
Impedir que se inserten saltos
de página entre párrafos
Especificar un salto de página
antes de un párrafo
Colocar al menos dos líneas de
un párrafo al principio o al final de una página
Impedir que se produzcan saltos
de página dentro de las filas de las tablas
Tipos de saltos de sección que
se pueden insertar
Cambiar el diseño o el formato
del documento
Quitar cambios del diseño del
documento
Marcar un documento con una
marca de agua o un fondo
Agregar una marca de agua o un
fondo
Convertir una imagen en una
marca de agua o en un fondo
Agregar una marca de agua sólo a
páginas concretas
Insertar encabezados y pies de
página
Los diseños de encabezado o de
pie de página no se ven en la galería
Trabajar con encabezados y pie
de página en un documento sin secciones
Insertar o cambiar encabezados o
pies de página
Quitar el encabezado o el pie de
página de la primera página
Hacer que sean distintos los
encabezados o pies de página de las páginas pares e impares
Cambiar el contenido de un
encabezado o un pie de página
Quitar los encabezados o los
pies de página
Trabajar con encabezados y pie
de página en un documento con varias secciones
Crear un encabezado o pie de
página diferente para una parte del documento
Utilizar los mismos encabezados
y pies de página para cada sección del documento
Hacer que sean distintos los
encabezados o pies de página de las páginas pares e impares
Cambiar el espaciado existente
entre las tabulaciones predeterminadas
Crear una lista numerada o con
viñetas
Listas: con uno o varios niveles
Crear una lista de un nivel
numerada o con viñetas
Convertir una lista de un nivel
en una lista con varios niveles
Elegir en la galería un estilo
de lista con varios niveles
Crear una lista con varios
niveles
Elegir en la galería un estilo
de lista con varios niveles
Crear un nuevo estilo de lista
con varios niveles para agregarlo a la galería
Ajustar manualmente la
numeración en una lista
Insertar o eliminar una nota al
pie o una nota al final
Insertar una nota al pie o una
nota al final
Cambiar el formato de los
números de las notas al pie o notas al final
Eliminar una nota al pie o una
nota al final
Decorar los documentos o las
imágenes con bordes
Información sobre los bordes en
Office Word 2007
Marcar elementos para una tabla
de contenido
Eliminar una tabla de contenido
Colocar una tabla dentro de otra
Agregar una celda, fila o
columna a una tabla
Agregar una fila encima o debajo
Agregar una columna a la
izquierda o a la derecha
Eliminar una celda, fila o
columna de una tabla
Combinar o dividir las celdas de
una tabla
Arrastrar una tabla a una nueva
ubicación
Copiar una tabla y pegarla en
una nueva ubicación
Utilizar Estilos de tabla para
aplicar formato a toda una tabla
Mostrar u ocultar las líneas de
la cuadrícula
Agregar una celda, una fila o
una columna
Eliminar una celda, una fila o
una columna
Repetir el título de una tabla
en las páginas siguientes
Controlar dónde se divide una
tabla
Utilizar la combinación de
correspondencia para crear e imprimir letras y otros documentos
Configurar el documento
principal
Conectar el documento a un
origen de datos.
Acotar la lista de destinatarios
o de elementos
Agregar marcadores de posición,
llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento
Obtener una vista previa de la
combinación de correspondencia y finalizarla
Unidad 1
Seleccionar texto
En Microsoft Office Word 2007, puede seleccionar texto o elementos de
una tabla utilizando el mouse (ratón) o el teclado. También puede
seleccionar texto o elementos situados en distintas ubicaciones. Por ejemplo,
puede seleccionar un párrafo en una página y una frase en otra página.
Seleccionar texto utilizando el mouse
Seleccionar texto
en el cuerpo de un documento
|
Para seleccionar |
Siga este procedimiento |
|
Cualquier cantidad de texto |
Haga clic en el lugar donde
desea empezar la selección, mantenga presionado el botón primario del mouse
(ratón) y, arrastre el puntero por encima del texto que desee seleccionar. |
|
Una palabra |
Haga doble clic en cualquier
lugar de la palabra. |
|
Una línea de texto |
Coloque el puntero a la
izquierda de la línea hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y haga
clic. |
|
Una frase |
Presione la tecla CTRL y
manténgala así mientras hace clic en cualquier parte de la frase. |
|
Un párrafo |
Haga clic tres veces en
cualquier lugar del párrafo. |
|
Varios párrafos |
Coloque el puntero a la
izquierda del primer párrafo hasta que se transforme en una flecha orientada
hacia la derecha; a continuación, presione el botón primario del mouse
y manténgalo así mientras arrastra el puntero hacia arriba o hacia abajo. |
|
Un bloque grande de texto |
Haga clic en el principio de
la selección, desplácese hasta el final de la misma y mantenga presionada la
tecla MAYÚS mientras hace clic en el punto donde desea que termine la
selección. |
|
Un documento completo |
Lleve el puntero a la
izquierda de cualquier texto hasta que cambie a una flecha orientada hacia la
derecha y haga tres veces clic. |
|
Encabezados y pies de página |
En la vista Diseño de impresión (vista Diseño de
impresión: vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo
imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros
de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.),
haga doble clic en el texto atenuado del encabezado o pie de página. Mueva el
puntero a la izquierda del encabezado o del pie de página hasta que cambie a
una flecha hacia la derecha y haga clic. |
|
Notas al pie y notas al final |
Haga clic en el texto de la
nota al pie o de la nota al final, mueva el puntero a la izquierda del texto
hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y haga tres veces clic. |
|
Un bloque de texto vertical |
Mantenga presionada tecla ALT
mientras arrastra el por encima del texto. |
|
Un cuadro de texto o un marco |
Mueva el puntero sobre el
borde del marco o del cuadro de texto hasta que se convierta en una flecha de
cuatro puntas y haga clic. |
Seleccionar texto utilizando el teclado
Seleccionar texto
en el cuerpo de un documento
|
Para seleccionar |
Siga este procedimiento |
|
Un carácter a la derecha |
Presione MAYÚS+FLECHA
DERECHA. |
|
Un carácter hacia la
izquierda |
Presione MAYÚS+FLECHA
IZQUIERDA. |
|
Una palabra desde su
principio hasta su final |
Coloque el punto de inserción
al principio de la palabra y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FLECHA
DERECHA. |
|
Una palabra desde su final
hasta su principio |
Sitúe el puntero al final de
la palabra y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA. |
|
Una línea desde su principio
hasta su final |
Presione INICIO y, a
continuación, presione MAYÚS+FIN. |
|
Una línea desde su final
hasta su principio |
Presione FIN y, a
continuación, presione MAYÚS+INICIO. |
|
Una línea hacia abajo |
Presione FIN y después
presione MAYÚS+FLECHA ABAJO. |
|
Una línea hacia arriba |
Presione INICIO y después
presione MAYÚS+FLECHA ARRIBA. |
|
Un párrafo desde su principio
hasta su final |
Sitúe el puntero al principio
del párrafo y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FLECHA ABAJO. |
|
Un párrafo desde su final
hasta su principio |
Coloque el puntero al final
del párrafo y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FLECHA ARRIBA. |
|
Un documento desde su final
hasta su principio |
Desplace el puntero hasta el
final del documento y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO. |
|
Un documento desde su
principio hasta su final |
Desplace el puntero hasta el
principio del documento y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN. |
|
Desde el principio de una
ventana hasta su final |
Desplace el puntero hasta el
principio de la ventana y presione ALT+CTRL+MAYÚS+AV PÁG. |
|
Todo el documento |
Presione CTRL+E. |
|
Un bloque de texto vertical |
Presione CTRL+MAYÚS+F8 y
utilice las teclas de dirección. Presione ESC para desactivar el modo de
selección. |
|
El carácter más cercano |
Presione F8 para activar el
modo de selección y, a continuación, presione FLECHA IZQUIERDA o FLECHA
DERECHA; presione ESC para desactivar el modo de selección. |
|
Una palabra, una oración, un
párrafo o un documento |
Presione F8 para activar el
modo de selección y luego presione F8 una vez para seleccionar una palabra,
dos veces para seleccionar una frase, tres veces para seleccionar un párrafo,
o cuatro veces para seleccionar el documento. Presione ESC para desactivar el
modo de selección. |
Unidad 2
Edición del documento
Portapapeles de Office
El Portapapeles de Microsoft Office
permite copiar varios elementos de texto y gráficos de documentos de Office u
otros programas y pegarlos en otro documento de Office. Por ejemplo, puede
copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos de un libro o una hoja
de cálculo, y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un documento.
Al utilizar el Portapapeles de Office, puede organizar los elementos copiados
como desee en el documento.
El Portapapeles de Office funciona
con los comandos estándar Copiar y Pegar. Copie un elemento en el
Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y, a continuación, péguelo
desde ahí cuando lo desee en un documento de Office. Los elementos reunidos
permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que cierre todos los programas
de Office o elimine los elementos del panel de tareas Portapapeles
Tras cerrar todos los programas de
Office, sólo queda en el Portapapeles el último elemento copiado. Al salir de
todos los programas de Office y reiniciar el equipo, se borran todos los
elementos del Portapapeles de Office.
El Portapapeles
de Office y el Portapapeles del sistema
El Portapapeles de Office está
relacionado con el Portapapeles del sistema en Microsoft Windows como se indica
a continuación:
Al copiar varios elementos en el
Portapapeles de Office, el último elemento se copia siempre en el Portapapeles
del sistema.
Al borrar el Portapapeles de
Office, también se borra el Portapapeles del sistema.
Al utilizar el comando Pegar,
el botón Pegar o las teclas de método abreviado de teclado CTRL+V, se
pega el contenido del Portapapeles del sistema y no el del Portapapeles de
Office.
Activar el Portapapeles de Office
Para ver el Portapapeles de Office
en el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona
comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten
utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.), proceda como se indica en estos programas de Office:
Access, Excel, Outlook, PowerPoint
o Word
En la ficha Inicio (ficha Mensaje
en Outlook), en el grupo Portapapeles, haga clic en el iniciador del
cuadro de diálogo Portapapeles.
Publisher o SharePoint Designer
En el menú Edición, haga
clic en Portapapeles de Office.
Controlar el aspecto del Portapapeles de Office
Puede utilizar estas opciones para
controlar el aspecto del Portapapeles de Office.
1.
En el panel de tareas del Portapapeles,
haga clic en Opciones.
2.
Haga clic en las opciones que
desee.
|
Opción |
Descripción |
|
Mostrar
automáticamente el Portapapeles de Office |
Se muestra automáticamente el
Portapapeles de Office al copiar elementos. |
|
Mostrar
Portapapeles de Office al presionar Ctrl+C dos veces |
Muestra automáticamente el
Portapapeles de Office al presionar Ctrl+C dos veces. |
|
Recopilar
sin mostrar en el Portapapeles de Office |
Copia automáticamente
elementos en el Portapapeles de Office sin mostrar el panel de tareas Portapapeles. |
|
Mostrar
el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas |
Muestra el icono |
|
Mostrar
estado cerca de la barra de tareas al copiar |
Muestra el mensaje de los
elementos reunidos al copiar elementos en el Portapapeles de Office. La
opción está activada de manera predeterminada. |
Desactivar el Portapapeles de Office
Siga uno de los procedimientos
siguientes:
En el panel de tareas del Portapapeles,
haga clic en el botón Cerrar.
En el panel de tareas Portapapeles,
haga clic en la flecha y, a continuación, en el menú, haga clic en Cerrar.
Presione F6 para desplazarse al
panel de tareas Portapapeles. Presione CTRL+BARRA ESPACIADORA y, a
continuación, con la tecla FLECHA ABAJO, vaya a Cerrar y presione
ENTRAR.
Copiar varios elementos al Portapapeles de Office
1.
Abra el archivo desde el que desea
copiar elementos.
2.
Seleccione el primer elemento que
desea copiar.
3.
Siga uno de estos procedimientos en
los siguientes programas de Office:
Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word
§
En la ficha Inicio, en el
grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
Método abreviado
de teclado CTRL+C
Publisher o SharePoint Designer
§
En el menú Edición, haga
clic en Copiar.
Método abreviado
de teclado CTRL+C
4.
Siga copiando elementos del mismo u
otros archivos hasta que haya recopilado todos los elementos que necesita. El
Portapapeles de Office puede incluir hasta 24 elementos. Al copiar el elemento
número 25, se elimina el primer elemento que contenga el Portapapeles de
Office.
Si abre el panel
de tareas Portapapeles en un programa de Office el panel de tareas Portapapeles
no aparece automáticamente al cambiar a otro programa de Office. Sin embargo,
puede continuar copiando elementos de otros programas. Si la opción Mostrar
estado cerca de la barra de tareas al copiar está seleccionada (para
comprobarlo, haga clic en el panel de tareas Opciones del Portapapeles),
aparece un mensaje sobre el área de estado para indicar que se ha añadido al
Portapapeles de Office.
Al agregar
elementos al Portapapeles de Office, se muestra una entrada en el panel de
tareas Portapapeles. La entrada más reciente siempre se agrega encima.
Cada entrada incluye un icono que representa el programa de origen de Office y
una parte del texto copiado o una miniatura del gráfico copiado.
ComerciosNeza.com
Notas
El Portapapeles de Office no está
disponible en vistas en las que los comandos Copiar, Cortar y Pegar
no están disponibles.
Los elementos recopilados
permanecen en el Portapapeles hasta que cierre todos los programas de Office
que se ejecutan en el equipo o hasta que haga clic en Borrar todo en el
panel de tareas Portapapeles. Si desea obtener más información, consulte
Eliminar elementos del Portapapeles de Office.
En algunos casos, como en texto Unicode (Unicode: codificación de caracteres estándar
desarrollada por Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para
representar cada carácter, Unicode permite que casi todos los idiomas se
representen mediante un único juego de caracteres.), cambiará ligeramente la imagen que aparece en el panel de tareas. Se
debe a que, en el panel de tareas, el texto se muestra siempre con la fuente
Tahoma. Sin embargo, la información correcta de formato y fuente se restaura al
pegar el elemento desde el panel de tareas.
El Portapapeles de Office no
permite copiar objetos de Office Access, como un formulario o un informe.
Puede pegar elementos del
Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.
1.
Haga clic donde desee que se peguen
los elementos. Puede pegar elementos reunidos en cualquier programa de Office.
2.
Siga uno de estos pasos:
§
Para pegar elementos
individualmente, en el panel de tareas Portapapeles, haga doble clic en
cada elemento que desee pegar.
§
Para pegar todos los elementos
copiados en el panel de tareas Portapapeles, haga clic en Pegar todo.
Nota El Portapapeles de
Office no admite el comando Pegado especial. Sin embargo, el comando Pegado
especial sí está disponible en los programas de Office.
Eliminar elementos del Portapapeles de Office
Puede eliminar elementos del
Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.
En el panel de tareas Portapapeles,
siga uno de estos procedimientos:
Para eliminar un elemento, haga
clic en la flecha junto al elemento que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
Para eliminar todos los elementos,
haga clic en Borrar todo.
Buscar y reemplazar texto u otros elementos
Utilice Microsoft Office Word 2007
para buscar y reemplazar texto, formato, marcas de párrafo, saltos de página y otros
elementos. También se pueden buscar y reemplazar formas de sustantivos,
adjetivos y verbos.
Puede ampliar las búsquedas usando
caracteres comodín y códigos para buscar palabras o frases que contengan letras
concretas o combinaciones de letras.
Puede buscar rápidamente todas las
apariciones de una palabra o frase determinada.
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Edición, haga clic en Buscar.
2.
En el cuadro Buscar, escriba
el texto que desee localizar.
3.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para buscar una a una las
apariciones de una palabra o frase, haga clic en Buscar siguiente.
§
Para buscar todas las apariciones
de una palabra o frase concreta de una sola vez, haga clic en Buscar todos
y, a continuación, en Documento principal.
Nota Para cancelar una
búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.
Puede reemplazar automáticamente
una palabra o frase por otra; por ejemplo, puede reemplazar la palabra Acme
con Apex.
Nota El texto de reemplazo
seguirá el mismo uso de mayúsculas que el texto reemplazado. Por ejemplo, si
busca TAE y la reemplaza con Tasa anual equivalente, el resultado será TASA
ANUAL EQUIVALENTE.
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Edición, haga clic en Reemplazar.
2.
Haga clic en la ficha Reemplazar.
3.
En el cuadro Buscar, escriba
el texto que desee localizar.
4.
En el cuadro Reemplazar con,
escriba el texto de reemplazo.
5.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para buscar la siguiente aparición
del texto, haga clic en Buscar siguiente.
§
Para reemplazar una aparición del
texto, haga clic en Reemplazar. Después de hacer clic en Reemplazar,
Office Word 2007 irá a la siguiente aparición del texto buscado.
§
Para reemplazar todas las
apariciones del texto, haga clic en Reemplazar todos.
Nota Para cancelar un
reemplazo en curso, presione ESC.
Buscar y resaltar texto en la pantalla
Para ayudarle a examinar
visualmente un documento y ver todas las apariciones de una palabra o frase,
puede buscar todas sus apariciones y resaltarlas en la pantalla. Aunque el
texto se resalta en la pantalla, no aparece así cuando se imprime el documento.
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Edición, haga clic en Buscar.
2.
En el cuadro Buscar, escriba
el texto que desee localizar.
3.
Haga clic en Resaltado de
lectura y, a continuación, en Resaltar todo.
Nota Para desactivar el
resaltado en la pantalla, haga clic en Resaltado de lectura y, a
continuación, en Borrar resaltado.
Buscar y reemplazar un formato determinado
Puede buscar y reemplazar o quitar
formatos de caracteres. Por ejemplo, puede buscar una palabra o frase
determinada y cambiar el color de fuente, o bien buscar un formato determinado
como, por ejemplo, negrita, y cambiarlo.
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Edición, haga clic en Reemplazar.
2.
Si no aparece el botón Formato,
haga clic en Más.
3.
Para buscar texto con un formato
determinado, escriba el texto en el cuadro Buscar. Para buscar sólo el
formato, deje en blanco el cuadro.
4.
Haga clic en Formato y
seleccione los formatos que desea buscar y reemplazar.
5.
Haga clic en el cuadro Reemplazar
con, después en Formato y, a continuación, seleccione los formatos
de reemplazo.
Nota Si también desea
reemplazar el texto, escriba el texto de reemplazo en el cuadro Reemplazar
con.
6.
Para buscar y reemplazar todas las
apariciones del formato especificado, haga clic en Buscar siguiente y, a
continuación, en Reemplazar. Si desea reemplazar todas las apariciones
del formato especificado, haga clic en Reemplazar todos.
Unidad 3
Formato Avanzado
Cambiar o establecer los márgenes de página
Los márgenes de página son el
espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente,
el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada entre los
márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los
márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de
página.
Opciones de márgenes de página
Microsoft Word ofrece varias
opciones de márgenes de página. Se pueden usar los márgenes predeterminados (valor predeterminado: configuración
predefinida. Puede aceptar las configuraciones predeterminadas o cambiarlas
para ajustarlas a sus necesidades.) o bien
especificar otros personalizados.
Agregar márgenes de encuadernación Los márgenes de encuadernación se usan para agregar
espacio adicional a los márgenes lateral o superior de un documento que se va a
encuadernar. Un margen de encuadernación ayuda a evitar que quede texto oculto
al encuadernar un documento.
Márgenes de encuadernación
Márgenes simétricos para páginas opuestas
Establecer márgenes para páginas
opuestas Utilice márgenes simétricos para
configurar páginas opuestas en documentos de doble cara, como libros o
revistas. En este caso, los márgenes de la página izquierda son una imagen
simétrica de los de la derecha; es decir, los márgenes interiores y exteriores
son del mismo ancho en las dos páginas.
Nota Se puede establecer
márgenes de encuadernación para los documentos que tengan márgenes simétricos
si el documento requiere espacio adicional para la encuadernación.
Agregar un libro plegado Mediante la opción Libro plegado del cuadro de
diálogo Configurar página, se puede crear un folleto. Esta misma opción
se puede usar para crear un menú, invitación, programa de un evento o cualquier
otro tipo de documento que utilice un solo plegado central.
Word inserta un solo plegado central para libro
Tras configurar un documento como
folleto, trabaje de la misma manera que con cualquier otro documento,
insertando texto, gráficos y otros elementos visuales.
Notas
La mayoría de las impresoras
requieren un ancho mínimo para configuraciones de márgenes porque no pueden
imprimir hasta justo los bordes de las páginas. Si intenta establecer márgenes
demasiado pequeños, Microsoft Word muestra el mensaje Uno o varios márgenes
están establecidos fuera del área de impresión.
Para evitar que
el texto aparezca cortado, haga clic en Arreglar para aumentar
automáticamente el ancho de los márgenes. Si omite el mensaje e intenta
imprimir el documento tal cual está, Word muestra otro mensaje que pregunta si
desea continuar.
La configuración mínima de los
márgenes depende de la impresora, del controlador de impresora y del tamaño del
papel. Para obtener más información acerca de la configuración mínima de los
márgenes, consulte el manual de la impresora.
Cambiar o establecer los márgenes de página
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.
2.
Haga clic en el tipo de margen que
desea utilizar. Para usar el ancho de margen más común, haga clic en Normal.
Cuando haga clic
en el tipo de margen deseado, todo el documento cambiará para utilizar el tipo
de margen seleccionado.
3.
También puede utilizar su propia
configuración de márgenes. Haga clic en Márgenes, después en Márgenes
personalizados y, a continuación, en los cuadros Superior, Inferior,
Izquierdo y Derecho, escriba los nuevos valores de los márgenes.
Notas
Para cambiar los márgenes
predeterminados, haga clic en Márgenes después de seleccionar un nuevo
margen y, a continuación, haga clic en Avanzados. En el cuadro de
diálogo Configurar página, haga clic en el botón Predeterminado
y, a continuación, haga clic en Sí. La nueva configuración
predeterminada se guarda en la plantilla en la que está basado el documento.
Todos los nuevos documentos basados en esa plantilla utilizarán automáticamente
la nueva configuración de los márgenes.
Para cambiar los márgenes de una
parte del documento, seleccione el texto y, a continuación, establezca los
márgenes que desee usar especificando los nuevos márgenes del cuadro de diálogo
Configurar página. En el cuadro Aplicar a, haga clic en Texto
seleccionado. Microsoft Word inserta automáticamente saltos de sección antes y después del texto que
tiene los márgenes nuevos. Si el documento ya está dividido en secciones, puede
hacer clic en una sección o seleccione varias secciones y, a continuación,
cambie los márgenes.
1.
Haga clic en el botón de
Microsoft Office 
y,
a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2.
Haga clic en Avanzados y
active la casilla de verificación Mostrar límites de texto en Mostrar
contenido de documento.
Los márgenes de
página aparecen como líneas de puntos en el documento.
Nota Los márgenes de página
se pueden ver en la vista Diseño de impresión o Diseño Web y los límites de
texto no aparecen en las páginas impresas.
Establecer márgenes de páginas opuestas
Cuando se eligen márgenes
simétricos, los márgenes de la página izquierda son una imagen simétrica de los
de la derecha; es decir, los márgenes interiores y exteriores son del mismo
ancho en las dos páginas.
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.
2.
Haga clic en Reflejado.
3.
Para cambiar el ancho de los
márgenes, haga clic en Márgenes, después en Márgenes personalizados
y, por último, en los cuadros Interior y Exterior, escriba los
valores de ancho que desea utilizar.
Establecer márgenes de encuadernación de
documentos encuadernados
La configuración de un margen de
encuadernación agrega espacio adicional a los márgenes lateral o superior de un
documento que se va a encuadernar. Los márgenes de encuadernación ayudan a
evitar que quede texto oculto al encuadernar un documento.
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.
2.
Haga clic en Márgenes
personalizados.
3.
En la lista Varias páginas,
haga clic en Normal.
4.
En el cuadro Encuadernación,
escriba un valor para el ancho del margen de encuadernación.
5.
En el cuadro Posición del margen
interno, haga clic en Izquierda o en Superior.
Nota El cuadro Posición
del margen interno no está disponible cuando se utiliza la opción Márgenes
simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Para dichas
opciones, la posición del margen de encuadernación se determina automáticamente.
Mostrar u ocultar las reglas horizontal y
vertical
Para mostrar u ocultar las reglas
horizontal y vertical, haga clic en Ver regla, en la parte superior de
la barra de desplazamiento vertical. 
Nota La regla vertical no
aparecerá si está desactivada. Para activar la regla vertical, siga este
procedimiento:
1.
Haga clic en el botón de
Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2.
Haga clic en Avanzadas.
3.
En Mostrar, active la
casilla de verificación Mostrar la regla vertical en vista Diseño de
impresión
Aplicar formato al documento mediante la mini barra de
herramientas
Al seleccionar texto, puede mostrar
u ocultar una barra de herramientas cómoda, pequeña y semitransparente, llamada
la mini barra de herramientas. Esta mini barra de herramientas facilita el
trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de
texto, niveles de sangría y viñetas.
Nota No se puede
personalizar la mini barra de herramientas.
A continuación se muestra el
aspecto de la barra de herramientas semitransparente al seleccionar texto en
una diapositiva o en una forma en Microsoft Office PowerPoint 2007.
A continuación se muestra la mini
barra de herramientas al dejar el puntero sobre ella. Para utilizar la barra de
herramientas, haga clic en cualquiera de los comandos disponibles.
Insertar un salto de página
Se puede insertar un salto de
página en cualquier lugar del documento o bien especificar dónde debe colocar
Microsoft Word los saltos de página automáticos.
Si se insertan saltos de página
manuales en documentos que constan de varias páginas, es posible que sea
necesario volver a insertar los saltos a medida que se vaya modificando el
documento. Para evitar la dificultad de volver insertar manualmente los saltos
de página, puede configurar opciones para controlar dónde debe colocar Word los
saltos de página automáticos.
Insertar un salto de página manual
1.
Haga clic donde desee empezar la
página nueva.
2.
En la ficha Insertar, en el
grupo Páginas, haga clic en Salto de página. 
Impedir que se inserten saltos de página en medio de los párrafos
1.
Seleccione el párrafo que no desea
que se divida en dos páginas.
2.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Líneas y saltos de página.
3.
Active la casilla de verificación Conservar
líneas juntas.
Impedir que se inserten saltos de página entre
párrafos
1.
Seleccione los párrafos que desee
mantener juntos en la misma página.
2.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Líneas y saltos de página.
3.
Active la casilla de verificación Conservar
con el siguiente.
Especificar un salto de página antes de un
párrafo
1.
Haga clic en el párrafo que desee
que vaya a continuación del salto de página.
2.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Líneas y saltos de página.
3.
Active la casilla de verificación Salto
de página anterior.
Colocar al menos dos líneas de un párrafo al
principio o al final de una página
En un documento de aspecto
profesional nunca termina una página con una única línea de un párrafo nuevo ni
comienza una página con sólo la última línea de un párrafo de la página
anterior. La última línea de un párrafo situada sola al principio de una página
se conoce como línea viuda. La primera página de un párrafo situada sola al
final de una página se conoce como línea huérfana.
1.
Seleccione los párrafos en los que
desee impedir que aparezcan líneas viudas y huérfanas.
2.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Líneas y saltos de página.
3.
Active la casilla de verificación Control
de líneas viudas y huérfanas.
Nota De manera
predeterminada, esta opción está activada.
Impedir que se produzcan saltos de página dentro de las filas de las
tablas
1.
Haga clic en la fila de la tabla
que no desea que se divida en dos páginas. Seleccione toda la tabla si no desea
que ésta se divida en distintas páginas.
Nota Las tablas cuyo tamaño
es mayor que una página se deben dividir.
2.
En la ficha Herramientas de
tabla, Haga clic en Diseño
.
3.
En el grupo Tabla, haga clic
en Propiedades
.
4.
Haga clic en la ficha Fila y
desactive la casilla de verificación Permitir dividir las filas entre
páginas.
Insertar un salto de sección
Para cambiar el diseño o el formato
de una o varias páginas del documento se pueden utilizar saltos de sección. Por
ejemplo, se puede diseñar parte de una página que sólo tiene una columna para
que tenga dos. Los capítulos de los documentos se pueden separar de modo que la
numeración de las páginas de cada capítulo comience por 1. Asimismo se pueden
crear encabezados o pies de página distintos para una sección del documento.
Nota En la galería de nuevos
diseños de página de Microsoft Office Word 2007 se puede elegir entre muchos
diseños distintos. Por ejemplo, se puede agregar una página de una sola columna
que tenga una sección de dos columnas haciendo clic en esa opción de diseño en
la galería de diseños Nueva página.
Sección con formato de una sola columna
Sección con formato de dos columnas
En este artículo
Tipos de saltos de sección que se pueden insertar
Cambiar el diseño o el formato del documento
Quitar cambios del diseño del documento
Tipos de saltos de sección que se pueden insertar
Los saltos de sección se utilizan
para realizar cambios de diseño o de formato en una parte de un documento. Se
pueden cambiar los formatos siguientes en secciones concretas:
Márgenes
Tamaño u orientación del papel
Origen del papel de una impresora
Bordes de página
Alineación vertical del texto de
las páginas
Columnas
Numeración de páginas
Numeración de líneas
Notas al pie y notas al final
Notas
Los saltos de sección controlan el
formato de la sección del texto que los precede. Cuando se elimina un salto de
sección, también se elimina el formato de sección del texto situado antes de
dicho salto. Ese texto entra a formar parte de la sección siguiente y recibe el
formato usado en esa sección. Por ejemplo, si se separan los capítulos de un
documento utilizando saltos de sección y se elimina el salto de sección situado
al principio de capítulo 2, los capítulos 1 y 2 estarán en la misma sección y
se les aplicará el formato que previamente se utilizaba en el capítulo 2.
El salto de sección que controla el
formato de la última parte del documento no se muestra como parte del mismo.
Para cambiar el formato del documento, haga clic en el último párrafo del
mismo.
En los ejemplos siguientes se
muestran los tipos de saltos de sección que se pueden insertar; la línea
punteada doble representa un salto de sección en cada ilustración.
El comando Página siguiente
inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.
Este tipo de salto de sección es especialmente útil para iniciar los nuevos
capítulos de un documento.
El comando Continuo inserta
un salto de sección e inicia la sección nueva en la misma página. Los saltos de
sección continuos son apropiados para crear un cambio de formato, como un
número diferente de columnas en una página.
Los comandos Página par o Página
impar insertan un salto de sección e inician la nueva sección en la
siguiente página par o impar, respectivamente. Si desea que los capítulos del
documento siempre comiencen en una página impar o en una página par, utilice
las opciones de salto de sección Página impar o Página par.
Cambiar el diseño o el formato del documento
1.
Haga clic en el punto donde desee
realizar un cambio de formato.
Quizás desee
seleccionar una parte del documento alrededor de la que insertar un par de
saltos de sección.
2.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, haga clic en Saltos.
3.
En el grupo Saltos de sección,
haga clic en el tipo de salto de sección apropiado para el cambio de formato
que desea realizar.
Por ejemplo, si
está dividiendo un documento en capítulos, es posible que desee que cada
capítulo empiece en una página impar. Haga clic en la opción Página impar
en el grupo Saltos de sección.
Quitar cambios del diseño del documento
Los saltos de sección definen dónde
se producen los cambios de formato en el documento. Cuando se elimina un salto
de sección, también se elimina el formato del texto situado antes del salto.
Dicho texto entra a formar parte de la sección siguiente y recibe el formato
usado en esa sección.
Asegúrese de que está en la vista
Borrador para poder ver la línea punteada doble del salto de sección.
1.
Seleccione el salto de sección que
desee eliminar.
2.
Presione la tecla SUPRIMIR.
Marcar un documento con una marca de agua o un fondo
Las marcas de agua son texto o
imágenes que aparecen detrás del texto del documento. Con frecuencia agregan interés
o identifican el estado del documento, como por ejemplo marcando el documento
con la palabra Borrador. Las marcas de agua se pueden ver en la vista
Diseño de impresión, en la vista Lectura a pantalla completa o en los
documentos impresos.
Si utiliza una imagen, puede
aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con el texto del documento.
Si utiliza texto, puede seleccionar frases integradas o escribir su propio
texto.
Los fondos o páginas de color se
utilizan principalmente en un explorador Web para crear fondos más interesantes
para verlos en pantalla. También es posible mostrar fondos en la vista Diseño
Web y en la mayoría de las otras vistas, excepto en las vistas Borrador y
Esquema.
Como fondo puede utilizar
degradados, tramas, imágenes, colores sólidos o texturas. Los degradados,
tramas, imágenes y texturas se disponen en mosaico o se repiten para rellenar
la página. Al guardar un documento como una página Web, las texturas y los
degradados se guardan como archivos JPEG (JPEG: formato de archivo de gráficos (extensión .jpg en Microsoft
Windows) compatible con numerosos exploradores de Web que se desarrolló para
comprimir y almacenar imágenes fotográficas. Está especialmente indicado para
gráficos con muchos colores, como fotografías digitalizadas.), mientras que las tramas se guardan como archivos GIF (GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows)
utilizado para mostrar gráficos con colores indizados en el World Wide Web.
Admite hasta 256 colores y utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se
pierde ningún dato de la imagen cuando se comprime el archivo.).
Agregar una marca de agua o un fondo
Siga uno de estos procedimientos:
Agregar una marca
de agua de texto a un documento
Las marcas de agua sólo se pueden
ver en las vistas Diseño de impresión y Lectura a pantalla completa, además de
en las páginas impresas.
Puede insertar marcas de agua
prediseñadas desde una galería de texto para marcas de agua, o bien insertar
una marca de agua de texto personalizado.
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Marca de agua.
2.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Haga clic en una marca de agua
prediseñada, por ejemplo en Confidencial o en Urgente, en la
galería de marcas de agua.
§
Haga clic en Personalizar marcas
de agua, después en Marca de agua de texto y, por último, seleccione
o escriba el texto que desea usar. También puede aplicar formato al texto.
3.
Para ver una marca de agua como
aparecerá en la página impresa, utilice la vista Diseño de impresión.
Agregar un color
de fondo o una textura a una página Web o a un documento en pantalla
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Color de página.
2.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Haga clic en el color deseado en Colores
del tema o en Colores estándar.
§
Haga clic en Efectos de relleno
para cambiar o agregar efectos especiales como, por ejemplo, degradados,
texturas o tramas.
Nota Seleccione el color que
desea utilizar antes de aplicarle un degradado o una trama.
Convertir una imagen en una marca de agua o en un
fondo
Puede convertir una imagen, una
imagen prediseñada o una fotografía en una marca de agua para utilizarla para
marcar o decorar un documento.
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Marca de agua.
2.
Haga clic en Marca de agua
impresa.
3.
Haga clic en Marca de agua de
imagen y, a continuación, en Seleccionar imagen.
4.
Seleccione la imagen que desee y
después haga clic en Insertar.
5.
Seleccione un porcentaje en Escala
para insertar la imagen con un tamaño concreto.
6.
Active la casilla de verificación Decolorar
para aclarar la imagen para que no dificulte la lectura del texto.
La imagen
seleccionada se aplica a todo el documento como marca de agua.
Sugerencia Si desea utilizar un
objeto como, por ejemplo, una forma, como marca de agua, puede pegarlo o
insertarlo manualmente en el documento. No puede utilizar el cuadro de diálogo Marca
de agua impresa para controlar la configuración de estos objetos.
Agregar una marca de agua sólo a páginas
concretas
Para agregar una marca de agua sólo
a páginas específicas, debe dividir el documento en secciones. Por ejemplo, si
desea aplicar una marca de agua sólo a la tabla de contenido de un documento,
debe crear tres secciones: una sección de portada, la sección de la tabla de
contenido y el resto del texto del documento en su propia sección.
1.
En la vista Borrador, reemplace con
saltos de sección los saltos de página que limitan las páginas a las que desea
agregar marcas de agua.
En la ficha Diseño
de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Saltos
y, a continuación, en Página siguiente bajo Saltos de sección.
Nota Cuando se inserta una
página de portada en un documento, tiene un encabezado distinto, de manera que
no es necesario crear una sección independiente para ella si va a crear
secciones para agregar una marca de agua sólo a las páginas seleccionadas.
2.
Cambie a la vista Diseño de
impresión.
3.
Haga doble clic en el área del
encabezado del documento en la que desea que aparezca la marca de agua. Esta
operación abre el encabezado.
Microsoft Office
Word coloca marcas de agua en el encabezado incluso aunque no aparezcan en el
mismo.
4.
En Herramientas para encabezado
y pie de página, dentro de la ficha Diseño, en el grupo Exploración,
haga clic en Vincular al anterior para que los encabezados dejen de
estar vinculados.
5.
Haga doble clic en el área del
encabezado del documento de la primera página en la que no desea que aparezca
la marca de agua (por ejemplo, la primera página de texto del
documento) y repita el paso 4.
6.
Haga clic en la página en la que
desea que aparezca la marca de agua.
7.
En la ficha Diseño de página,
dentro del grupo Fondo de página, haga clic en Marca de agua y
seleccione la marca de agua que desea usar.
Insertar encabezados y pies de página
Los encabezados y pies de página
son áreas de los márgenes (margen: espacio en blanco fuera del área de impresión de una
página.) Superior, inferior y laterales de cada página de
un documento.
En los encabezados y pies de página
puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puede agregar
números de página, la hora y la fecha, un logotipo de su organización, el
título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.
Si desea cambiar un encabezado o
pie de página que haya insertado, la ficha Encabezados y pies de página
situada bajo Herramientas para encabezado y pie de página proporciona
más opciones para manipular estos elementos.
Los diseños de encabezado o de pie de página no se ven en la galería
Si no ve ningún diseño integrado de
encabezado o de pie de página en la galería, es posible que los complementos de
bloques de creación no estén disponibles. Para asegurarse de que los diseños
integrados aparecen en todas las galerías de bloques de creación de Microsoft
Office Word 2007, haga lo siguiente:
1.
Haga clic en el botón de
Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2.
Haga clic en Complementos.
3.
En la lista Administrar,
seleccione Elementos deshabilitados y haga clic en Buscar.
4.
Haga clic en Bloques de
creación.dotx y en Habilitar.
5.
Reinicie Word.
Trabajar con encabezados y pie de página en un documento sin secciones
En un documento sencillo que no
tenga secciones, puede insertar, cambiar y quitar encabezados y pies de página.
Si no está seguro de si el documento tiene secciones, haga clic en Borrador
en la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupo Buscar,
haga clic en Ir a. Haga clic en Sección y, a continuación, en Siguiente
para buscar los saltos de sección que haya en el documento.
Insertar o cambiar encabezados o pies de página
Puede insertar encabezados o pies
de página prediseñados en el documento y cambiar fácilmente los diseños de
encabezado y pie de página. O bien, puede crear su propio encabezado o pie de
página con un logotipo de organización y un aspecto personalizado, y guardar el
encabezado o pie de página nuevos en la galería.
Insertar el mismo
encabezado y pie de página en todo un documento
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
2.
Haga clic en el diseño de
encabezado o pie de página que desea usar.
El encabezado o
el pie de página se insertan en todas las páginas del documento.
Nota En caso necesario,
puede dar formato al texto del encabezado o del pie de página seleccionando el
texto y utilizando las opciones de formato de la minibarra de herramientas.
Insertar texto o
gráficos en un encabezado o pie de página y guardarlo en la galería
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
2.
Haga clic en Editar encabezado
o en Editar pie de página.
3.
Inserte texto o gráficos.
4.
Para guardar el encabezado o el pie
de página creados en la galería de opciones de encabezado o pie de página,
seleccione el texto o los gráficos del encabezado o del pie de página y, a
continuación, haga clic en Guardar selección como nuevo encabezado o en Guardar
selección como nuevo pie de página.
Cambiar
encabezados o pies de página
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
2.
Haga clic en un diseño de
encabezado o pie de página incluido en la galería.
El diseño de
encabezado o pie de página se cambia en todo el documento.
Quitar el encabezado o el pie de página de la
primera página
1.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a
continuación, haga clic en la ficha Diseño.
2.
Active la casilla de verificación Primera
página diferente que aparece bajo Encabezados y pies de página.
Los encabezados y
pies de página se quitan de la primera página del documento.
Hacer que sean distintos los encabezados o pies
de página de las páginas pares e impares
Por ejemplo, podría decidir
utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del
capítulo en las páginas pares.
1.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a
continuación, haga clic en la ficha Diseño.
2.
Active la casilla de verificación Pares
e impares diferentes.
Ahora puede
insertar el encabezado o el pie de página para las páginas pares en una página
par y el encabezado o pie de página para páginas impares en una página impar.
Cambiar el contenido de un encabezado o un pie de
página
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
2.
Realice los cambios deseados en el
encabezado o pie de página seleccionando el texto y modificándolo, o utilizando
las opciones de la minibarra de herramientas para dar formato al texto. Por
ejemplo, puede cambiar la fuente, aplicarle formato de negrita o aplicar un
color de fuente distinto.
Sugerencia En la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: vista de un
documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos
como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo,
aparecerán en sus posiciones reales.), puede pasar
rápidamente del encabezado o pie de página al texto del documento. Haga doble
clic en el encabezado o pie de página atenuado, o bien en el texto del
documento atenuado.
Quitar los encabezados o los pies de página
1.
Haga clic en cualquier lugar del
documento.
2.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
3.
Haga clic en Quitar encabezado
o en Quitar pie de página.
El encabezado o
los pies de página se quitan de todo el documento.
Trabajar con encabezados y pie de página en un documento con varias
secciones
En un documento con secciones (sección: parte de un documento en el que
establece determinadas opciones de formato de página. Puede crear una nueva
sección cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el
número de columnas o los encabezados y pies de página.), puede insertar, cambiar y quitar diferentes encabezados y pies de página
para cada sección. O bien, puede utilizar el mismo encabezado o pie de página
para todas las secciones. Si no está seguro de si el documento tiene secciones,
haga clic en Borrador en la barra de estado. En la ficha Inicio,
dentro del grupo Buscar, haga clic en Ir a. Haga clic en Sección
y, a continuación, en Siguiente para buscar los saltos de sección que
haya en el documento.
Para crear saltos de sección, haga
clic en el lugar del documento donde desea colocar una sección. En la ficha Diseño
de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Saltos.
Crear un encabezado o pie de página diferente
para una parte del documento
1.
Haga clic en la sección para la que
desee crear un encabezado o pie de página distinto.
2.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
3.
Haga clic en Editar encabezado
o en Editar pie de página.
4.
En la ficha Encabezados y pies
de página, dentro del grupo Exploración, haga clic en Vincular al
anterior 
para
eliminar la conexión entre el encabezado y el pie de página de la sección nueva
y el de la anterior.
Microsoft Office
Word 2007 no muestra Igual que el anterior en la esquina superior
derecha del encabezado o pie de página.
5.
Cambie el encabezado o el pie de
página existente o cree uno nuevo para esta sección.
Utilizar los mismos encabezados y pies de página
para cada sección del documento
1.
Haga doble clic en el encabezado o
en el pie de página que desea hacer que sea igual que el de la sección
anterior.
2.
En la ficha Encabezados y pies
de página, dentro del grupo Exploración, haga clic en Anterior
o
en Siguiente 
para
ir al encabezado o pie de página que desea cambiar.
3.
Haga clic en Vincular al
anterior para
volver a conectar el encabezado y el pie de página de la sección actual con el
de la sección anterior.
4.
Office Word 2007 preguntará si
desea eliminar el encabezado y el pie de página y establecer conexión con el
encabezado y pie de página de la sección anterior. Haga clic en Sí.
Hacer que sean distintos los encabezados o pies
de página de las páginas pares e impares
Por ejemplo, podría decidir
utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del
capítulo en las páginas pares.
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie
de página.
2.
Haga clic en Editar encabezado
o en Editar pie de página.
3.
En la ficha Encabezados y pies
de página, dentro del grupo Opciones, active la casilla de
verificación Pares e impares diferentes.
4.
Si es necesario, en el grupo Exploración,
haga clic en Anterior o
en Siguiente para
entrar en las áreas de encabezado o pie de página de las páginas pares o
impares.
5.
Cree el encabezado o pie de página
para las páginas impares en el área Encabezado en página impar o Pie
de página en página impar. Cree el encabezado o pie de página para las
páginas pares en el área Encabezado en página par o Pie de página en
página par.
Establecer tabulaciones
Las tabulaciones se suelen usar
para crear documentos a los que resulte fácil aplicar formato, pero las
opciones de diseño del documento de Microsoft Office Word 2007 pueden realizar
el trabajo automáticamente.
Por ejemplo, se puede crear
fácilmente una tabla de contenido o un índice sin ajustar una sola tabulación.
También se pueden utilizar las opciones de tabla y encabezado y pie de página
prediseñadas de Office Word 2007.
Además, Office Word 2007
proporciona páginas prediseñadas, como portadas y diversas opciones de diseño
de página, que hacen que las tabulaciones no sean necesarias.
Puede que desee utilizar la regla
para establecer las tabulaciones manuales en las partes izquierda, central y
derecha del documento.
Nota Si no aparece la regla
horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver
regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.
Para establecer las tabulaciones de
forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el
extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que
desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada.
¿Qué tipo de tabulación debe utilizar?
|
|
Una Tabulación izquierda
establece la posición inicial del texto que se irá extendiendo hacia la
derecha a medida que se escribe. |
|
|
Una Centrar Tabulación
establece la posición del centro del texto, que se centra en este punto a
medida que se escribe. |
|
|
Una Tabulación derecha
establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se
desplaza hacia la izquierda. |
|
|
Una Tabulación decimal
alinea los números entorno a una coma decimal. Independientemente de los
dígitos que tenga el número, la coma decimal permanece en la misma posición
(los números sólo se pueden alinear en torno a un carácter decimal; no se
puede usar la tabulación decimal para alinear números alrededor de otro
carácter, como puede ser un guión o un símbolo de Y comercial). |
|
|
La Barra de tabulaciones
no establece la posición del texto, sino que inserta una barra vertical en la
posición de la tabulación. |
Si desea que las tabulaciones estén
situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir haciendo clic en la
regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante
de la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para
mostrar este cuadro de diálogo, haga doble clic en cualquier tabulación de la
regla.
Utilizar la regla
horizontal para establecer las tabulaciones
De forma predeterminada, cuando se
abre un nuevo documento en blanco, no hay ninguna tabulación en la regla.
Las dos últimas opciones del
selector de tabulaciones son, en realidad, para las sangrías. Se puede hacer
clic en ellas y, a continuación, hacer clic en la regla para colocar las
sangrías, en lugar de deslizar por la regla los marcadores de sangría. Haga
clic en Sangría de primera línea 
y,
a continuación, haga clic en la mitad superior de la regla horizontal, en el
punto donde desee que comience la primera línea de un párrafo. Haga clic en Sangría
francesa 
y,
a continuación, haga clic en la mitad inferior de la regla horizontal, en el
punto donde desee que comiencen la segunda y todas las líneas subsiguientes de
un párrafo.
Cuando establezca una tabulación en
la barra de tabulaciones, aparece una línea vertical de tabulación en el lugar donde
la establezca; no es necesario presionar la tecla TAB. Una barra de
tabulaciones se parece al formato de tachado del texto, pero se dispone en
sentido vertical en el párrafo, en el punto donde esté situada la tabulación.
Al igual que ocurre con otros tipos de tabulaciones, se puede establecer una
tabulación en la barra de tabulaciones antes o después de escribir el texto del
párrafo.
Las tabulaciones se pueden quitar
arrastrándolas (hacia arriba o hacia abajo) hasta sacarlas de la regla. Cuando
se suelte el botón del mouse (ratón), desaparecerán.
También se pueden arrastrar las
tabulaciones hacia la izquierda o hacia la derecha hasta otra posición en la
regla.
Cuando se seleccionan varios
párrafos, sólo aparecen las tabulaciones del primer párrafo en la regla.
Partes de este artículo son
extractos de la sección de aprendizaje de Microsoft Office Online.
Cambiar el espaciado existente entre las
tabulaciones predeterminadas
Si establece tabulaciones
manualmente, éstas interrumpen las tabulaciones predeterminadas. Las
tabulaciones manuales establecidas en la regla reemplazan la configuración de
predeterminadas.
1.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo.
2.
En el cuadro de diálogo Párrafo,
haga clic en Tabulaciones.
3.
En el cuadro Tabulaciones
predeterminadas, escriba el espacio que desee que haya entre las
tabulaciones predeterminadas.
Cuando presione
la tecla TAB, la tabulación se situará a lo ancho de la página y a la distancia
especificada.
Crear una lista numerada o con viñetas
Puede agregar rápidamente viñetas o
números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente
listas mientras escribe.
De manera predeterminada, si
empieza un párrafo con un asterisco o un número 1., Word reconoce que
está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el
texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de
Autocorrección 
que
aparece.
Listas: con uno o varios niveles
Cree una lista con un solo nivel, o
convierta una lista con varios niveles para mostrar listas dentro de una lista.
Cuando cree una lista con viñetas o
numerada, puede realizar cualquiera de estas operaciones:
Utilizar las cómodas bibliotecas de
numeración y viñetas Use los formatos
predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalice las listas
o seleccione otros formatos en las bibliotecas de viñetas y numeración.
Aplicar formato a las viñetas o a
los números Aplicar a las viñetas o números
distintos formatos al del texto de una lista. Por ejemplo, haga clic en un
número y cambie el color de los números de toda la lista, sin efectuar cambios
en el texto de la lista.
Utilizar imágenes o símbolos Cree una lista con viñetas de imagen para agregar
atractivo visual a un documento o una página Web.
Crear una lista de un nivel numerada o con
viñetas
Word puede crear automáticamente
listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe, o puede agregar
rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes.
Escribir una lista
con viñetas o una lista numerada
1.
Escriba * (asterisco) para
empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a
continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB.
2.
Escriba el texto que desee.
3.
Presione ENTRAR para agregar el
siguiente elemento de la lista.
Word inserta
automáticamente la viñeta o número siguiente.
4.
Para finalizar la lista, presione
ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o
el último número de la lista.
Si las viñetas y
la numeración no se inician automáticamente
1.
Haga clic en el botón de
Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2.
Haga clic en Revisión.
3.
Haga clic en Opciones de
Autocorrección y, a continuación, haga clic en la ficha Autoformato mientras
escribe.
4.
Bajo Aplicar mientras escribe,
active las casillas de verificación Listas automáticas con viñetas y Listas
automáticas con números.
Agregar viñetas o
números a una lista
1.
Seleccione los elementos a los que
desee agregar viñetas o números.
2.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o en Numeración.
Notas
Haciendo clic en la flecha que
aparece junto a Viñetas o Numeración en la ficha Inicio,
dentro del grupo Párrafo.
Puede mover una lista completa
hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en una viñeta o en un número
de la lista y arrástrelo hasta su nueva ubicación. Toda la lista se mueve
mientras arrastra, pero no cambian los niveles de la numeración.
Separar los
elementos de una lista
Puede aumentar el espacio existente
entre las líneas de todas las listas desactivando una casilla de verificación.
1.
En la ficha Inicio, dentro
del grupo Estilos, haga clic en la flecha que aparece junto a Estilos y,
a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
Estilo de párrafo de lista.
2.
Haga clic en Modificar.
3.
En el cuadro de diálogo Modificar
estilo, haga clic en Formato y, por último, en Párrafo.
4.
Desactive la casilla de
verificación No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.
Convertir una lista de un nivel en una lista con
varios niveles
Puede convertir una lista existente
en una lista con varios niveles cambiando el nivel jerárquico de los elementos
de la lista.
1.
Haga clic en cualquier elemento que
desee mover a un nivel diferente.
2.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Viñetas o Numeración,
haga clic en Cambiar nivel de vista y, a continuación, haga clic en el
nivel que desee.
Elegir en la galería un estilo de lista con
varios niveles
Puede aplicar un estilo de la
galería a cualquier lista con varios niveles.
1.
Haga clic en un elemento de la
lista.
2.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Lista con
varios niveles.
3.
Haga clic en el estilo de lista con
varios niveles que desee.
Crear una lista con varios niveles
Una lista con varios niveles
presenta los elementos de la lista en distintos niveles en vez de en un solo
nivel.
Puede elegir en la galería un
estilo de lista con varios niveles o bien crear un nuevo estilo de lista con
varios niveles.
Elegir en la galería un estilo de lista con
varios niveles
1.
Haga clic en el lugar donde desea
que comience la lista.
2.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Lista con
varios niveles.
3.
En la galería de estilos, haga clic
en un estilo de lista con varios niveles.
4.
Escriba la lista. Presione la tecla
TAB o MAYÚS+TAB para cambiar los niveles.
Crear un nuevo estilo de lista con varios niveles
para agregarlo a la galería
Si los estilos de lista con varios
niveles contenidos en la galería no son exactamente lo que busca, puede crear y
definir un nuevo estilo de lista con varios niveles. Puede utilizar el nuevo
estilo de lista cada vez que comience una nueva lista con varios niveles en un documento.
El nuevo estilo de lista se agrega automáticamente a la galería de estilos de
lista.
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Lista con
varios niveles.
2.
Haga clic en Definir nueva lista
con varios niveles.
Empezando por el
nivel 1, especifique sus opciones de formato de número, fuente y posición.
Continúe definiendo cada uno de los niveles que desea usar en su lista con
varios niveles.
Nota Al definir un estilo de
lista con varios niveles, puede combinar números y viñetas en la misma lista.
Por ejemplo, en el cuadro Estilo de número para este nivel, puede
desplazarse hacia abajo y hacer en un estilo de viñeta para un nivel concreto.
3.
Haga clic en Aceptar.
El estilo de
lista con varios niveles que haya definido se establece automáticamente como el
estilo de lista con varios niveles actual.
Nota Para mover un elemento
de una lista con varios niveles a un nivel de numeración distinto, elija el
elemento, haga clic en la flecha que aparece junto a Viñetas o Numeración
en el grupo Párrafo de la ficha Inicio y, a continuación, elija a
Cambiar nivel de lista y haga clic en el nivel de lista al que desea
mover el elemento de lista.
Ajustar manualmente la numeración en una lista
Ciertas listas numeradas, como por
ejemplo las listas de tipo legal, requieren poder cambiar manualmente un número
y que Word cambie consecuentemente los números subsiguientes. Puede utilizar la
opción Establecer valor de numeración para cambiar un número manualmente
y que Word vuelva a numerar la lista de elementos siguientes.
1.
Haga clic con el botón secundario
del mouse (ratón) en la lista que desea modificar.
2.
Haga clic en Establecer valor de
numeración y siga uno de estos procedimientos:
§
Haga clic en Iniciar nueva lista
y cambie el valor del número seleccionado en el cuadro Establecer valor en.
§
Haga clic en Continuar a partir
de la lista anterior, active la casilla de verificación Ajustar valor
(omitir números) y, a continuación, cambie el valor del número seleccionado
en el cuadro Establecer valor en que corresponde al nivel del número
seleccionado.
Insertar o eliminar una nota al pie o una nota al final
Las notas al pie y notas al final
se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar o hacer
referencia al texto de un documento. Puede utilizar las notas al pie para
comentarios detallados y las notas al final para citar fuentes de Información.
Nota Si desea crear una
bibliografía, encontrará comandos para crear y administrar fuentes de
información y citas en la ficha Referencias del grupo Citas y
bibliografía.
Las notas al pie o las notas al
final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota (marca de referencia de
nota: número, carácter o combinación de caracteres que indica que esa
información adicional está en una nota al pie o una nota al final.) y el texto correspondiente a la nota.
Marcas de referencia de notas al pie y notas al final
Línea de separación
Texto de nota al pie
Texto de nota al final
Insertar una nota al pie o una nota al final
Microsoft Office Word numera
automáticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar un
solo esquema de numeración en todo un documento, o bien, distintos esquemas de
numeración para las diversas secciones (sección: parte de un documento en el que establece determinadas
opciones de formato de página. Puede crear una nueva sección cuando desee
cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los
encabezados y pies de página.) de un documento.
Al agregar, eliminar o mover notas
numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de
las notas al pie y al final.
Nota Si las notas al pie del
documento están numeradas de forma incorrecta, es posible que el documento
contenga marcas de revisión. Acepte las marcas de revisión para que Word numere
correctamente las notas al pie y las notas al final.
1.
En la vista Diseño de impresión (vista Diseño de
impresión: vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo
imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de
texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.), haga clic en el lugar donde desee insertar la marca de referencia de
nota.
2.
En la ficha Referencias, en
el grupo Notas al pie, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar
nota al final.
Método abreviado
de teclado Para insertar subsiguientes notas al
pie, presione CTRL+MAYÚS+Y. Si desea insertar posteriores notas al final,
presione CTRL+ALT+O.
De manera
predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada página y las
notas al final al término del documento.
3.
Para realizar cambios de formato en
las notas al pie o las notas al final, haga clic en el iniciador del cuadro de
diálogo Notas al pie y siga uno de estos procedimientos:
§
En el cuadro Formato de número,
haga clic en el formato que desee usar.
§
Para utilizar una marca
personalizada en vez de un formato tradicional de número, haga clic en Símbolo
junto a Marca personal y, a continuación, elija una marca en los
símbolos disponibles.
4.
Haga clic en Insertar.
Nota Esta acción no cambia
los símbolos existentes, sino que sólo agrega nuevos símbolos.
Word inserta el
número de nota y sitúa el punto de inserción a continuación del número de nota.
5.
Escriba el texto de la nota.
6.
Haga doble clic en el número de
nota al pie o nota a final para volver a la marca de referencia en el
documento.
Cambiar el formato de los números de las notas al
pie o notas al final
1.
Coloque el punto de inserción en la
sección (sección: parte de un documento en el que establece determinadas
opciones de formato de página. Puede crear una nueva sección cuando desee
cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los
encabezados y pies de página.) en la que desee
cambiar el formato de la nota al pie o la nota al final. Si el documento no
está dividido en secciones, coloque el punto de inserción en cualquier lugar
del documento.
2.
En la ficha Diseño de página,
haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Pie de página y nota al
final.
3.
Haga clic en Notas al pie o
en Notas al final.
4.
Haga clic en la opción deseada del
cuadro Formato de número.
5.
Haga clic en Aplicar.
Eliminar una nota al pie o una nota al final
Para eliminar una nota, se trabaja
con la marca de referencia de nota en la ventana del documento, no con el texto
de la nota.
Marca de referencia de nota
Si elimina una marca de referencia
de nota numerada automáticamente, Word volverá a numerar las notas con el nuevo
orden.
Eliminar una nota
En el documento, seleccione la
marca de referencia de la nota al pie o de la nota al final que desee eliminar
y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.
Decorar los documentos o las imágenes con bordes
Información sobre los bordes en Office Word 2007
En Microsoft Office Word 2007, los
bordes pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones del documento. Se
puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos
gráficos e imágenes.
Puede agregar un borde a uno o a
todos los lados de cada página de un documento, a las páginas de una sección,
sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera. Puede
agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como
diversos bordes gráficos.
Puede separar texto del resto del
documento agregando bordes.
Puede agregar bordes a una tabla o
a una celda de tabla específica.
Puede agregar bordes a objetos de
dibujo e imágenes; o también cambiar o aplicar formato al borde de un objeto
igual que cuando se trata de líneas.
Siga uno de estos procedimientos:
Agregar bordes a
imágenes, tablas o texto
1.
Seleccione la imagen, la tabla o el
texto al que desee aplicar un borde.
Para aplicar un
borde a determinadas celdas de una tabla, selecciónelas, sin olvidar incluir
las marcas de fin de celda.
Nota Presione CTRL+* para
activar la opción Mostrar u ocultar de las marcas de párrafo y ver las
marcas de fin de celda.
2.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
3.
En el cuadro de diálogo Bordes y
sombreado, haga clic en la ficha Bordes y, a continuación, en una de
las opciones de borde que aparecen bajo Configuración.
4.
Seleccione el estilo, el color y el
ancho del borde.
5.
Siga uno de estos procedimientos:
§
para aplicar bordes sólo para
algunos lados del área seleccionada, haga clic en Personalizar, en el
cuadro Valor. En Vista previa, haga clic en los lados del
diagrama, o bien, en los botones para aplicar o quitar los bordes
correspondientes.
§
Para especificar la posición exacta
de un borde de párrafo con respecto al texto, haga clic en Párrafo en Aplicar
a, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones
que desee.
§
Para especificar que el borde
aparezca en una celda o tabla determinada, haga clic en la opción que desee en Aplicar
a.
Agregar un borde
a una página
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
Asegúrese de
estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y
sombreado.
2.
Haga clic en una de las opciones de
borde de Valores.
Si desea que el
borde aparezca en un lugar específico de la página, como por ejemplo sólo en la
parte superior, haga clic en Personalizar en el cuadro Valor. En Vista
previa, haga clic en el lugar donde desee que aparezca el borde.
3.
Seleccione el estilo, el color y el
ancho del borde.
Para especificar
un borde artístico, por ejemplo, árboles, seleccione una opción del cuadro Arte.
4.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para especificar que el borde
aparezca en una página o sección determinada, haga clic en la opción que desee
en Aplicar a.
§
Para especificar la posición exacta
del borde en la página, haga clic en Opciones y seleccione las opciones
que desee.
Nota Para ver los bordes de
página en la pantalla, muestre el documento en vista Diseño de impresión.
Agregar un borde
a un objeto de dibujo
Nota Para agregar un borde
a un objeto de dibujo, debe colocar dicho objeto en un lienzo de dibujo.
1.
En la ficha Insertar, en el
grupo Ilustraciones, haga clic en Formas y, a continuación, haga
clic en Nuevo Lienzo de dibujo.
Office Word 2007
agrega un lienzo de dibujo.
2.
Haga clic con el botón secundario
del mouse (ratón) en el lienzo de dibujo y, a continuación, haga clic en
Formato de lienzo de dibujo en el menú contextual.
3.
En la ficha Colores y líneas,
en Línea, elija un color, un estilo y un grosor de línea.
4.
Agregue al lienzo de dibujo los
objetos de dibujo que desee.
Siga uno de estos procedimientos:
Cambiar bordes de
imágenes, tablas o texto
1.
Seleccione el texto, la imagen o la
tabla cuyo borde desea cambiar.
Si desea cambiar
un borde en determinadas celdas de una tabla, selecciónelas sin olvidar incluir
las marcas de fin de celda.
Nota Presione CTRL+* para
activar la opción Mostrar u ocultar de las marcas de párrafo y ver las
marcas de fin de celda.
2.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
3.
Haga clic en la ficha Bordes
y cambie las opciones que desee.
Cambiar un borde
de página
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
Asegúrese de
estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y
sombreado.
2.
Cambie las opciones que desee.
Nota Para ver los bordes de
página en la pantalla, muestre el documento en vista Diseño de impresión.
Cambiar los
bordes de un objeto de dibujo
1.
Haga clic con el botón secundario
del mouse (ratón) en el lienzo de dibujo que tiene el borde que desea
cambiar y, a continuación, haga clic en Formato de lienzo de dibujo en
el menú contextual.
2.
En la ficha Colores y líneas,
en Línea, cambie el color, el estilo y el grosor de línea.
Siga uno de estos procedimientos:
Quitar bordes de
imágenes, tablas o texto
1.
Seleccione el texto, la imagen o la
tabla cuyo borde desea quitar.
Si desea quitar
un borde de determinadas celdas de una tabla, selecciónelas sin olvidar incluir
las marcas de fin de celda.
Nota Presione CTRL+* para
activar la opción Mostrar u ocultar de las marcas de párrafo y ver las
marcas de fin de celda.
2.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
3.
Haga clic en la ficha Bordes.
4.
En Valor, haga clic en Ninguno.
Quitar un borde
de una página
1.
En la ficha Diseño de página,
en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
Asegúrese de
estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y
sombreado.
ComerciosNeza.com
2.
En Valor, haga clic en Ninguno.
Nota Para quitar el borde de
sólo un lado del documento (por ejemplo, para quitar todos los bordes menos el
superior), haga clic en los bordes que desee quitar en el diagrama que se
muestra en Vista previa.
Quitar el borde
de un objeto de dibujo
1.
Seleccione el lienzo de dibujo (lienzo de dibujo: área en la que se pueden
dibujar muchas formas. Puesto que las formas están contenidas en el lienzo de
dibujo, se pueden mover y se les puede cambiar el tamaño como una unidad.) que rodea al objeto de dibujo (objeto de dibujo: cualquier gráfico que dibuje o inserte, que se
puede cambiar y mejorar. Los objetos de dibujo son las autoformas, curvas,
líneas y WordArt.) cuyo borde desea quitar.
2.
Haga clic con el botón secundario
del mouse en el lienzo de dibujo y, a continuación, haga clic en Formato
de lienzo de dibujo en el menú contextual.
3.
En la ficha Colores y líneas,
en Línea, haga clic en Sin color.
Unidad 4
Manejo de Documentos
Crear una tabla de contenido
Las tablas de contenido se crean
eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título
3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los títulos
que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en
función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.
Microsoft Office Word 2007 ofrece
una galería con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de
la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de la tabla de
contenido que desee en la galería de opciones. Office Word 2007 crea
automáticamente la tabla de contenido a partir de los títulos que haya marcado.
Marcar elementos para una tabla de contenido
La manera más sencilla de crear una
tabla de contenido es utilizar los estilos de título (estilo del encabezado: formato que se aplica a
un título. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Título 1 a
Título 9.) Integrados. También se puede crear
tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O
bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto específicos.
Marcar elementos
utilizando los estilos de título integrados
1.
Seleccione el título al que desea
aplicar un estilo de título.
2.
En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en el estilo que desee.
Por ejemplo, si
seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic
en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos.
Notas
Si no encuentra el estilo
apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galería de estilos rápidos.
Si el estilo que desea no aparece
en la galería de estilos rápidos, presione CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de
tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el
estilo que desea usar.
Marcar elementos
de texto concretos
Si desea que la tabla de contenido
incluya texto que no tiene formato de título, puede utilizar este procedimiento
para marcar elementos de texto específicos.
1.
Seleccione el texto que desea
incluir en la tabla de contenido.
2.
En la ficha Referencias, en
el grupo Tabla de contenido, haga clic en Agregar texto.
3.
Haga clic en el nivel en que desea
etiquetar la selección como, por ejemplo, Nivel 1 para mostrar un nivel
principal en la tabla de contenido.
4.
Repita los pasos 1 a 3 hasta haber
etiquetado todo el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.
Una vez marcados los elementos de
la tabla de contenido, puede generarla.
Crear una tabla
de contenido a partir de los estilos de título integrados
Utilice este procedimiento si creó
un documento utilizando estilos de título.
1.
Haga clic en el lugar donde desee
insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.
2.
En la ficha Referencias, en
el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y,
después, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee.
Nota Para ver más opciones,
haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo
Tabla de contenido.
Crear una tabla
de contenido a partir de los estilos personalizados aplicados
Siga este procedimiento si ya ha
aplicado elementos personalizados a sus títulos. Puede especificar la
configuración de estilos que desea que utilice Word cuando genere la tabla de
contenido.
1.
Haga clic en el lugar en el que
desee insertar la tabla de contenido.
2.
En la ficha Referencias, en
el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y,
después, haga clic en Insertar tabla de contenido.
3.
Haga clic en Opciones.
4.
En Estilos disponibles,
busque el estilo que haya aplicado a los títulos del documento.
5.
En Nivel de TDC, junto al
nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el nivel que desea
que represente ese estilo de título.
Nota Si sólo desea utilizar
estilos personalizados, elimine los números de nivel de TDC de los estilos
integrados, como por ejemplo, Título 1.
6.
Repita los pasos 4 y 5 para cada
estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido.
7.
Haga clic en Aceptar.
8.
Elija una tabla de contenido
adecuada al tipo de documento:
§
Documento impreso Si va a crear un documento que se leerá en formato
impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos
incluya tanto el título como el número de la página en la que aparece dicho
título. Los lectores pueden ir a la página que desean.
§
Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede
aplicar formato de hipervínculo a los elementos de la tabla de contenido, de
manera que los lectores puedan ir al título correspondiente haciendo clic en él
en la tabla de contenido.
9.
Para utilizar uno de los diseños
disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.
10.
Seleccione las demás opciones de
tabla de contenido que desee utilizar.
Actualizar la
tabla de contenido
Si agregó o quitó títulos u otros
elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rápidamente
la tabla de contenido.
1.
En la ficha Referencias, en
el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.
2.
Haga clic en Actualizar sólo los
números de página o en Actualizar toda la tabla.
Eliminar una tabla de contenido
1.
En la ficha Referencias del
grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.
2.
Haga clic en Quitar tabla de
contenido.
Unidad 5
Tablas
Insertar o crear tablas
En Microsoft Office Word 2007 se
puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato
previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas y
columnas deseadas. Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar
una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja.
Usar plantillas
de tabla
Puede utilizar plantillas de tabla
para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las
plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el
aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos.
1.
Haga clic donde desee insertar una
tabla.
2.
En la ficha Insertar, dentro
del grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas
y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar.
3.
Reemplace los datos incluidos en la
plantilla con los datos deseados.
Utilizar el menú
Tabla
1.
Haga clic donde desee insertar una
tabla.
2.
En la ficha Insertar, dentro
del grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, bajo Insertar
tabla, seleccione el número de filas y columnas que desea usar.
Utilizar el
comando Insertar tabla
El comando Insertar tabla
permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de
insertar la tabla en un documento.
1.
Haga clic donde desee insertar una
tabla.
2.
En la ficha Insertar, en el
grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic en Insertar
tabla.
3.
En Tamaño de la tabla,
escriba el número de columnas y filas.
4.
En Autoajuste, elija las
opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla.
Puede crear una tabla dibujando las
filas y columnas que desee o convirtiendo texto en una tabla.
Dibujar una tabla
Puede dibujar una tabla compleja;
por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tengan un número variable
de columnas por fila.
1.
Haga clic en el lugar en que desee
crear la tabla.
2.
En la ficha Insertar, en el
grupo Tablas, haga clic en Tabla y, después, en Dibujar tabla.
El puntero se
convierte en un lápiz.
3.
Para definir los límites exteriores
de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las
columnas y de las filas dentro del rectángulo.
4.
Para borrar una línea o bloque de
líneas, bajo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, dentro
del grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador.
5.
Haga clic en la línea que desee
borrar. Si desea borrar toda la tabla, vea Eliminar una tabla o borrar su contenido.
6.
Una vez dibujada la tabla, haga
clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico.
Convertir texto
en una tabla
1.
Inserte caracteres separadores , como
comas o tabulaciones, para indicar dónde desea dividir el texto en columnas.
Utilice marcas de párrafo para especificar dónde desea que comience una nueva
fila.
Por ejemplo, en
una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación
detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columnas.
2.
Seleccione el texto que desee
convertir.
3.
En la ficha Insertar, en el
grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic en Convertir
texto en tabla.
4.
En el cuadro de diálogo Convertir
texto en tabla, bajo Separar texto en, haga clic en la opción del
carácter separador usado en el texto.
Seleccione
cualquier otra opción que desee.
Colocar una tabla dentro de otra
Las tablas incluidas dentro de
otras tablas se denominan tablas anidadas y se suelen utilizar para diseñar
páginas Web. Si imagina una página Web como una gran tabla que contiene otras
tablas (con texto y gráficos dentro de distintas celdas de la tabla), puede
distribuir los distintos elementos de la página.
Puede insertar una tabla anidada
haciendo clic en una celda y, a continuación, usando cualquiera de los métodos
de insertar tablas, o bien, puede dibujar una tabla en el lugar donde desea
colocar la tabla anidada.
Nota También puede copiar y
pegar una tabla existente dentro de otra tabla.
Agregar una celda, fila o columna a una tabla
1.
Haga clic en una celda situada a la
derecha o encima del lugar donde desea insertar la celda.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Filas
y columnas.
3.
Haga clic en una de las opciones
siguientes.
|
Haga clic en |
Para |
|
Desplazar
las celdas hacia la derecha |
Insertar una celda y
desplazar hacia la derecha todas las demás celdas de esa fila. Nota
Word no inserta una nueva columna. Esta acción puede
hacer que haya una fila con más celdas que las demás. |
|
Desplazar
las celdas hacia abajo |
Insertar una celda y
desplazar las celdas existentes una fila hacia abajo. Se agrega una nueva
fila al final de la tabla. |
|
Insertar
una fila completa |
Insertar una fila encima de
la celda en la que se ha hecho clic. |
|
Insertar
una columna completa |
Insertar una columna a la
izquierda de la celda en la que se ha hecho clic. |
Agregar una fila encima o debajo
1.
Haga clic en la celda encima o
debajo de la cual desea agregar una fila.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Presentación, siga uno de estos procedimientos:
§
Para agregar una fila encima de la
celda, haga clic en Insertar en la parte superior dentro del grupo Filas
y columnas.
§
Si desea agregar una fila debajo de
la celda, haga clic en Insertar en la parte inferior dentro del grupo Filas
y columnas.
Agregar una columna a la izquierda o a la derecha
1.
Haga clic en la celda a la
izquierda o a la derecha de la cual desea agregar una columna.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Presentación, siga uno de estos procedimientos:
§
Para agregar una columna a la
izquierda de la celda, haga clic en Insertar a la izquierda dentro del
grupo Filas y columnas.
§
Si desea agregar una columna a la
derecha de la celda, haga clic en Insertar a la derecha en el grupo Filas
y columnas.
Eliminar una celda, fila o columna de una tabla
1.
Seleccione la celda que desea
eliminar haciendo clic en su borde izquierdo.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el grupo Filas y columnas,
haga clic en Eliminar y, a continuación, elija Eliminar celdas.
4.
Haga clic en una de las opciones
siguientes:
|
Haga clic en |
Para realizar esta acción |
|
Desplazar las celdas hacia la
izquierda |
Eliminar una celda y
desplazar hacia la izquierda todas las demás celdas de esa fila. Nota
Word no inserta una nueva columna. El uso de esta acción
puede hacer que haya una fila con menos celdas que las demás. |
|
Desplazar las celdas hacia
arriba |
Eliminar una celda y
desplazar una fila hacia arriba todas las demás celdas existentes en esa
columna. Al final de la columna se agrega una nueva celda en blanco. |
|
Eliminar toda la fila |
Eliminar toda la fila que
contiene la celda en la que hizo clic. |
|
Eliminar toda la columna |
Eliminar toda la columna que
contiene la celda en la que hizo clic. |
1.
Seleccione la fila que desea
eliminar haciendo clic en su borde izquierdo.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el grupo Filas y columnas,
haga clic en Eliminar y, a continuación, elija Eliminar filas.
1.
Seleccione la columna que desea
eliminar haciendo clic en la línea superior de la cuadrícula o en el borde
superior.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el grupo Filas y columnas,
haga clic en Eliminar y, a continuación, elija Eliminar columnas.
Combinar o dividir las celdas de una tabla
Puede unir en una sola celda dos o
más celdas de tabla situadas en la misma fila o columna. Por ejemplo, puede
unir varias celdas en sentido horizontal para crear un título que ocupe varias
columnas.
1.
Seleccione las celdas que desea
combinar haciendo clic en el borde izquierdo de una celda y, sin soltar el
botón, arrastre el mouse (ratón) por las otras celdas que desea
combinar.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar
celdas.
1.
Haga clic en una celda o seleccione
las celdas que desee dividir.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Dividir
celdas..
3.
Escriba el número de columnas o
filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas.
Mover o copiar una tabla
Arrastrar una tabla a una nueva ubicación
1.
En la vista Diseño de impresión, coloque el puntero en la tabla hasta que aparezca el controlador de
movimiento de tabla
.
2.
Coloque el puntero sobre el controlador
de movimiento de tabla hasta que se transforme en una flecha de cuatro puntas
y, a continuación, haga clic en el controlador de movimiento de tabla.
3.
Arrastre la tabla hasta la nueva
ubicación.
Copiar una tabla y pegarla en una nueva ubicación
Para pegar una tabla en una nueva
ubicación, se puede copiar la tabla o cortarla. Cuando se copia una tabla, la
tabla original permanece en su lugar. Si se corta la tabla, se elimina la tabla
original.
1.
En la vista Diseño de impresión, coloque el puntero en la tabla hasta que aparezca el controlador de
movimiento de tabla.
2.
Haga clic en el controlador de
movimiento de tabla para seleccionar la tabla.
3.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para copiar la tabla, presione
CTRL+C.
§
Para cortar la tabla, presione
CTRL+X.
4.
Coloque el punto de inserción en el
lugar en que desee insertar la nueva tabla.
5.
Presione CTRL+V para pegar la tabla
en la nueva ubicación.
Aplicar formato a una tabla
Una vez creada una tabla, Microsoft
Office Word 2007 ofrece muchas formas de aplicarle formato. Si decide utilizar
la opción Estilos de tabla, puede aplicar formato a la tabla en un solo paso e
incluso obtener una vista previa del aspecto que tendrá la tabla con el formato
de un estilo concreto antes de aplicar efectivamente ese estilo.
Puede crear un aspecto
personalizado para las tablas dividiendo o combinando celdas, agregando o
eliminando columnas o filas, o agregando bordes. Si está trabajando con una
tabla larga, puede repetir los títulos de tabla en cada una de las páginas en
las que aparece la tabla. Para impedir que aparezcan saltos de página
inadecuados que interrumpan el flujo de la tabla, también puede especificar
cómo y dónde debe dividirse la tabla entre las distintas páginas.
Utilizar Estilos de tabla para aplicar formato a
toda una tabla
Una vez creada una tabla, puede
aplicar formato a toda la tabla usando Estilos de tabla. Colocando el puntero
sobre cada uno de los estilos de tabla con formato previo, puede obtener una
vista previa del aspecto que tendrá la tabla.
1.
Haga clic en la tabla a la que
desea aplicar formato.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
Dentro del grupo Estilos de
tabla, vaya colocando el puntero sobre los estilos de tabla hasta que
encuentre el estilo que desea utilizar.
Nota Para ver más estilos,
haga clic en la flecha Más 
.
4.
Haga clic en un estilo para aplicarlo
a la tabla.
5.
En el grupo Opciones de estilo
de tabla, active o desactive la casilla de verificación que aparece junto a
cada uno de los elementos de tabla para aplicarle o quitarle el estilo
seleccionado.
Para aplicar el formato deseado a
la tabla puede agregar o quitar bordes.
Agregar bordes de
tabla
1.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
2.
En el grupo Tabla, haga clic
en Seleccionar y, a continuación, en Seleccionar tabla.
3.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
4.
En el grupo Estilos de tabla,
haga clic en Bordes y siga uno de estos procedimientos:
§
Haga clic en uno de los conjuntos
de bordes predefinidos.
§
Haga clic en Bordes y sombreado,
después en la ficha Bordes y, a continuación, elija las opciones que
desea usar.
Quitar los bordes
de tabla de toda la tabla
1.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
2.
En el grupo Tabla, haga clic
en Seleccionar y, a continuación, en Seleccionar tabla.
3.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
4.
En el grupo Estilos de tabla,
haga clic en Bordes y, a continuación, en Sin borde.
Agregar bordes de
tabla sólo a las celdas especificadas
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en Mostrar u ocultar.
2.
Seleccione las celdas que desee,
incluidas sus marcas de fin de celda.
3.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
4.
En el grupo Estilos de tabla,
haga clic en Bordes y, a continuación, en el borde que desea agregar.
Quitar los bordes
de tabla sólo de las celdas especificadas
1.
En la ficha Inicio, en el
grupo Párrafo, haga clic en Mostrar u ocultar.
2.
Seleccione las celdas que desee,
incluidas sus marcas de fin de celda.
3.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
4.
En el grupo Estilos de tabla,
haga clic en Bordes y, a continuación, en Sin borde.
Mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula
Las líneas de la cuadrícula
muestran en la pantalla los límites de las celdas de una tabla siempre que ésta
no tenga aplicados bordes. Si oculta las líneas de la cuadrícula en una tabla
que incluya bordes, no verá el cambio porque las líneas de la cuadrícula se
encuentran detrás de los bordes. Para ver las líneas de la cuadrícula, quite
los bordes.
A diferencia de los bordes, las
líneas de la cuadrícula sólo aparecen en la pantalla y no se imprimen nunca. Si
desactiva las líneas de la cuadrícula, la tabla aparece tal y como se va a
imprimir.
Nota Las líneas de la
cuadrícula no están visibles cuando los documentos se ven en un explorador Web o en la Vista
preliminar.
Mostrar u ocultar
las líneas de la cuadrícula de una tabla en un documento
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de
cuadrícula.
Agregar una celda, una fila o una columna
Agregar una celda
1.
Haga clic en una celda situada
justo a la derecha o encima del lugar donde desea insertar la celda.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Filas
y columnas.
3.
Haga clic en una de las opciones
siguientes:
|
Haga clic en |
Para realizar esta acción |
|
Desplazar
las celdas hacia la derecha |
Insertar una celda y
desplazar hacia la derecha todas las demás celdas de esa fila. Nota
Esta opción puede hacer que haya una fila con más celdas
que las demás. |
|
Desplazar
las celdas hacia abajo |
Insertar una celda y
desplazar una fila hacia abajo las celdas existentes en esa columna. Al final
de la tabla se agregará una nueva fila para contener la última celda
existente. |
|
Insertar
una fila completa |
Insertar una fila justo
encima de la celda en la que se ha hecho clic. |
|
Insertar
una columna completa |
Inserte una columna justo a
la derecha de la celda que hizo clic en la celda. |
Agregar una fila
1.
Haga clic en una celda justo encima
o debajo de la cual desea agregar una fila.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para agregar una fila justo encima
de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas y columnas, haga
clic en Insertar en la parte superior.
§
Si desea agregar una fila justo
debajo de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas y columnas,
haga clic en Insertar en la parte inferior.
Agregar una
columna
1.
Haga clic en una celda situada
justo a la derecha o a la izquierda del lugar donde desea agregar una columna.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Para agregar una columna justo a la
izquierda de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas y columnas,
haga clic en Insertar a la izquierda.
§
Si desea agregar una columna justo
a la derecha de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas y
columnas, haga clic en Insertar a la derecha.
Eliminar una celda, una fila o una columna
1.
Siga uno de estos procedimientos:
|
Para seleccionar |
Siga este procedimiento |
|
Una celda |
Haga clic en el borde
izquierdo de la celda. |
|
Una fila |
Haga clic a la izquierda de
la fila. |
|
Una columna |
Haga clic en la línea
superior de la cuadrícula o en el borde superior de la columna. |
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el grupo Filas y columnas,
haga clic en Eliminar y, a continuación, en Eliminar celdas, Eliminar
filas o Eliminar columnas, según corresponda.
Combinar celdas
Puede unir dos o más celdas de la
misma fila o columna en una sola celda. Por ejemplo, puede unir varias celdas
en sentido horizontal para crear un título que ocupe varias columnas.
1.
Seleccione las celdas que desea
combinar haciendo clic en el borde izquierdo de una celda y, sin soltar el
botón, arrastre el mouse (ratón) por las otras celdas que desea combinar.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar
celdas.
Dividir celdas
1.
Haga clic en una celda o seleccione
las celdas que desee dividir.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Dividir
celdas.
3.
Escriba el número de columnas o
filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas.
Repetir el título de una tabla en las páginas siguientes
Cuando se trabaja con una tabla de
gran tamaño, éste se divide cada vez que hay un salto de página . Puede realizar ajustes en la
tabla para que los títulos de la tabla se repitan en todas las páginas.
Los títulos de la tabla repetidos
sólo se muestran en la vista Diseño de página y al imprimir el
documento.
1.
Seleccione la fila o filas de
título. En la selección debe incluirse la primera fila de la tabla.
2.
En Herramientas de tabla, en
la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Repetir filas
de título.
Nota Word repite
automáticamente el título de la tabla en cada nueva página resultante de un
salto de página automático. Word no repite el título si se inserta un salto de
página manual dentro de la tabla.
Controlar dónde se divide una tabla
Cuando se trabaja con una tabla de
gran tamaño, es preciso dividirla cuando se produce un salto de página . De manera
predeterminada, si se produce un salto de página en una fila grande, Microsoft
Word permite la división de la fila en las dos páginas.
Puede ajustar la tabla para
asegurarse de que la información aparece como desea cuando la tabla se extienda
por varias páginas.
Evitar que una
fila se divida entre páginas
1.
Haga clic en la tabla.
2.
En Herramientas de tabla,
haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el grupo Tabla, haga clic
en Propiedades y, a continuación, en la ficha Fila.
4.
Desactive la casilla de
verificación Permitir dividir las filas entre páginas.
Forzar la
división de una tabla entre páginas en una fila determinada
1.
Haga clic en la fila que desee que
aparezca en la página siguiente.
2.
Presione CTRL+ENTRAR.
Unidad 6
Cartas Modelo
Utilizar la combinación de correspondencia para crear e
imprimir letras y otros documentos
Puede utilizar la combinación de
correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta
modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de
dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque
su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes,
cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya
dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas
contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de
correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1.
Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son
iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de
una carta modelo, el remite o el saludo.
2.
Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se
debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los
destinatarios de una carta.
3.
Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por
cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es
una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la
correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del
archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4.
Agregar marcadores de posición, llamados campos de
combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se
rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5.
Obtener una vista previa de la combinación de
correspondencia y finalizarla. Puede obtener
una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el
conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia
para combinar correspondencia.
Sugerencia También puede realizar
una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar
correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para
utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia
de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.
Configurar el documento principal
1.
Inicie Word.
De manera
predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no
estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia.
3.
Haga clic en el tipo de documento
que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la
dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres
y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto
en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
Un conjunto de etiquetas de
dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la
dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son
únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el
tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o
mensajes de correo electrónico El contenido básico es
el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información
específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra
información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico
para crear esos tipos de documentos.
Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información,
como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es
único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Reanudar una
combinación de correspondencia
Si tiene que dejar de trabajar en
una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del
sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la
información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel
de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en
el panel de tareas cuando reanude la combinación.
1.
Cuando esté listo para reanudar la
combinación, abra el documento.
Word muestra un
mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un
comando SQL.
2.
Puesto que este documento está
conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en Sí.
Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un
origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos
posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto
del documento, junto con los campos insertados.
3.
Haga clic en la ficha Correspondencia
y reanude el trabajo.
Conectar el documento a un origen de datos.
Para combinar información en el
documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado
archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede
crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
Elegir un archivo
de datos
1.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar
destinatarios.
2.
Siga uno de estos procedimientos:
§
Si desea utilizar la lista
Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de
Microsoft Outlook
1. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la
combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.
3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que
la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de
correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.
4. Cierre Outlook.
5. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga
clic en Correo.
6. Haga clic en Mostrar perfiles.
7. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie
Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.
8. Salga de Word.
9. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones
de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
10.
En Correo electrónico, haga
clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.
11.
Inicie Microsoft Outlook Express.
12.
En el menú Archivo, elija Exportar
y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
13.
En el cuadro de diálogo Herramienta
para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto
(valores separados por comas) y después en Exportar.
14.
En el cuadro Guardar el archivo
exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a
continuación, haga clic en Examinar.
15.
En el cuadro de diálogo Guardar
como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea
guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los
archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su
carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca
archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación.
16.
Haga clic en Siguiente.
Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea
exportar y haga clic en Finalizar.
Nota Cuando decida qué
campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o
etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo,
si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados,
no exporte esos campos.
17.
Cuando reciba el mensaje que le informe
de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar.
18.
Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta
para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a
continuación, salga de Outlook Express.
Si tiene una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro
tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el
archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
En el caso de
Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con
nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde
cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un
origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden
contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la
búsqueda.) Definida en la base de datos. Para
cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de
diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la
lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos
en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se
pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
§
Archivos de programas de base de
datos basados en archivos y de fila única, para los que tenga instalado un
proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta
un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orígenes de
datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo,
archivos simples y hojas de cálculo.) o un controlador
ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar
para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC
utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos
externos.). Con Microsoft Office se incluyen
varios controladores de este tipo.
§
Un archivo HTML que incluya una
sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las
demás filas deben contener datos.
§
Libretas de direcciones
electrónicas:
§
Libreta de direcciones de Microsoft
Outlook
§
Lista de contactos de Microsoft
Schedule+ 7.0
§
Cualquier lista similar creada con
un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificación de interfaz de Microsoft que permite a
diferentes aplicaciones de envío de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el
correo electrónico, el correo de voz y el fax) trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
§
Un documento de Microsoft Word. El
documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe
contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También
puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene
la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el
origen de datos especificado para un documento principal de combinación de
correspondencia.) como origen de datos.
§
Cualquier archivo de texto que
contenga campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una
columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos
aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "Código
Postal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de
datos.) separados o delimitados por marcas de tabulación
o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada
que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la
información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un
ejemplo de un registro de datos.) separados por
marcas de párrafo.
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
5.
Haga clic en el botón de
Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Opciones de Word.
6.
Haga clic en Avanzadas.
7.
Desplácese hasta la sección General
y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de
archivo al abrir.
8.
Haga clic en Aceptar.
9.
Con el documento principal de la
combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar
destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
10.
Busque la hoja de cálculo de Excel
en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en
ella.
11.
En el cuadro de diálogo Confirmar
origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE
(*.xls) y en Aceptar.
Nota Si no aparece el
elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla
de verificación Mostrar todo.
12.
En el cuadro de diálogo Microsoft
Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de
celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y
haga clic en Aceptar.
Nota Para evitar que se le
pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar
conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja
de cálculo.
Si todavía no tiene un archivo de
datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el
formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo
de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
Nota Si ha instalado 2007
Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de forma
independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros
almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las
consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis
para limitar la búsqueda.) y recuperar los
datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que
contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una
lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).
Acotar la lista de destinatarios o de elementos
Cuando conecte con un determinado
archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la
información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.
Para acotar la lista de
destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el
archivo de datos, siga este procedimiento:
1.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Iniciar combinación de correo, haga clic en Editar lista
de destinatarios.
2.
En el cuadro de diálogo Destinatarios
de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
§
Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active
las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y
desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea
incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la
casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos
que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista,
active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive
las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.
§
Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que
desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z).
Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden
alfabético descendente (de Z a A).
Si desea ordenar
los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir
lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la
ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de
los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los
códigos postales por orden numérico.
§
Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros
que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede
utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.
Para filtrar los
registros, siga este procedimiento:
1.
En Restringir lista de
destinatarios, haga clic en Filtrar.
2.
En la ficha Filtrar registros
del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea
utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para
generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que
contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la
lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación,
y en Australia en la lista Comparado con.
3.
Para restringir aún más el filtro,
haga clic en Y o en O y especifique más criterios.
Por ejemplo, para
generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podría
filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y
aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza
el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de
correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las
direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la
ciudad.
Nota Si ha instalado
software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones
en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia
para validar las direcciones de los destinatarios.
Agregar marcadores de posición, llamados campos
de combinación de correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento
principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del
documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la
información única en cada copia del documento.
Los marcadores de posición, como
los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de
correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de
columna del archivo de datos que seleccione.
Las columnas de un archivo de datos representan categorías de
información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de
posición para estas categorías.
Las filas de un archivo de datos representan registros de información.
Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del
documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento
principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada
categoría de información, como un campo o una dirección.
Nota Cuando se inserta un
campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre
del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas
no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el
texto normal de los campos en el documento principal.
Qué ocurre al
realizar la combinación
Al combinar, la información
contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del
documento principal para crear el primer documento combinado. La información de
la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo
sobre, y así sucesivamente.
Trabajar con
campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado
de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que
ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de
correo electrónico y otros documentos combinados. Por ejemplo:
Suponga que está creando una carta
para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser
incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna
Organización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer
contacto, puede insertar el campo «Organización» en lugar de escribir el nombre
de cada organización específica.
Imagine que trimestralmente envía
mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos productos
y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores
clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la
que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es
exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en
el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes
concretos.
Suponga que su lista de correo es
la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una
columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza
cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal
de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los
suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas
postales.
Los campos se pueden combinar y
separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede
colocar los campos en el documento principal de esta manera:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Código postal» «Ciudad», «Estado o
provincia»
Para elementos que se utilizan con
frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona
campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:
El campo Bloque de direcciones es
una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la
dirección, la ciudad y el código postal.
El campo Línea de saludo puede
incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesía
elegido.
Puede personalizar el contenido de
cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato
de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra), mientras que, en
el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de
"Estimado".
Asignar los
campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word
encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los
elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos
de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic
en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la
ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar
campos.
Los elementos de la dirección y el
saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del
archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide
con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la
columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos.
Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de
datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede
seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento
de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con
el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de
cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén
asignados. No es necesario que el documento de la combinación de
correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos
un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá
como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo
oculto.
Escribir el
contenido y agregar campos
1.
En el documento principal, haga
clic donde desee insertar el campo.
2.
Utilice el grupo Escribir e
insertar campos de la ficha Correspondencia.
3.
Siga uno de estos procedimientos:
Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra
información
1.
Haga clic en Bloque de
direcciones.
2.
En el cuadro de diálogo Insertar
bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee
incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3.
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar
campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria
para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no
coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos
correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
4.
Haga clic en Línea de saludo.
5.
Seleccione el formato de línea de
saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
6.
Seleccione el texto que desee que
aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre
del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre
o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
7.
Haga clic en Aceptar.
8.
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar
campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria
para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no
coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos
correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
9.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar
campo de combinación.
10.
En el cuadro de diálogo Insertar
campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
§
Para seleccionar campos de
dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de
datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que
los campos, haga clic en Campos de dirección.
§
Para seleccionar campos que siempre
toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos
de base de datos.
11.
En el cuadro Campos, haga
clic en el campo que desee.
12.
Haga clic en Insertar y, a
continuación, en Cerrar.
13.
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar
campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la
información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada
junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen
de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de
correspondencia.
Campos personalizados de los contactos de Outlook
14.
En los Contactos de Outlook,
dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga
clic en Lista de teléfonos.
15.
Haga clic con el botón secundario
del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector
de campos.
16.
En la lista desplegable de la parte
superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el
usuario en la carpeta.
17.
Arrastre el campo que desea agregar
desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha
de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.
Nota Puede agregar un nuevo
campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo
en la parte inferior.
18.
Una vez agregados a la vista todos
los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
19.
Para quitar un campo que no desee
incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo
en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para
sacarlo del encabezado de columna.
20.
En Contactos de Outlook, seleccione
contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic
para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL
mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos
mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
21.
En el menú Herramientas,
haga clic en Combinar correspondencia.
22.
Si ha seleccionado contactos
individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en
Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en
ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
23.
Si ha configurado la vista Lista de
teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la
combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual.
En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que
todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación.
24.
Si desea generar un nuevo documento
principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo
documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a
continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar
como documento principal.
25.
Si desea guardar los contactos y
los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active
la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga
clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un
documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
26.
Seleccione las opciones de
combinación que desee usar.
§
Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo
de correo.
§
Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envío
masivo de correo.
§
Sobres Configurar sobres para un envío masivo de correo.
§
Catálogo Crear un único documento que contenga un catálogo o una
lista de direcciones.
§
Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por
separado en Word.
§
Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la
impresora predeterminada.
§
Correo electrónico Generar documentos combinados diseñados para ser usados
como mensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la
combinación en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar,
haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar
mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el
texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar
correspondencia de Outlook.
27.
Haga clic en Aceptar. Cuando
se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del
grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece
junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos
que desee agregar al documento.
Notas
No se puede escribir los caracteres
de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el comando Símbolo
del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de
combinación de correspondencia.
Si los campos de combinación
aparecen entre llaves, como {MERGEFIELD Ciudad}, eso significa que
Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde
aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un
campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los
caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (campo de resultado:
texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza
instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los
códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los
resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de
campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo
en el menú contextual.
Aplicar formato a
los datos combinados
Los programas de bases de datos y
hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office
Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas.
El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no
se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información
de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el
formato que tienen aplicado.
Para aplicar formato a los datos
del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y
aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier
otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación («
») que rodean el campo.
Obtener una vista previa de la combinación de
correspondencia y finalizarla
Una vez agregados los campos al
documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los
resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede
completar la combinación de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Puede obtener una vista previa de
los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar
efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga
uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la
ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de
resultados.
Hojee cada documento combinado
utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del
grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un
documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.
Nota Haga clic en Editar
lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia
de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar
destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la
combinación
Puede imprimir los documentos
combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos
los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados.
1.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, haga clic en Imprimir documentos.
2.
Decida si desea imprimir todo el
conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien
un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los
números de registro.
Cambiar copias individuales del
documento
1.
En la ficha Correspondencia,
en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, haga clic en Editar documentos individuales.
2.
Elija si desea editar todo el
conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien
un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los
números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo
archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal
Recuerde que los documentos
combinados que guarde son independientes del documento principal. Es
conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra
combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento
principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La
siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si
desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento
principal.
Si hace clic en Sí, se abre
el documento con la información del primer registro ya combinada.
Si hace clic en No, se rompe
la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento
principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se
reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.